Claves para organizar tu TRABAJO

Priorizar tareas es parte fundamental para rendir en el trabajo y puede ayudarle a evitar caos en su trabajo, 10 claves para que pueda organizar mejor su tiempo:

1. Registre todos los pendientes

Es vital anotar una lista de pendientes.

En una libreta o cuaderno anote todas sus peticiones, prioridades, tareas y actividades del día o la semana. Esto le ayudará a organizar su tiempo y a tener presente todo lo que tiene sin resolver aún.

2. Determine los objetivos principales

Elaborar una lista de sus metas principales para el día o la semana y enfóquese en ellos. Esto le ayudará a mantener la atención en ellos y adelantar todo lo que tiene que hacer para alcanzarlos. Sus objetivos deben ser:

• Específicos
• Mensurables
• Viables
• Realistas
• Regidos por un plazo

“Identifique sus funciones cotidianas y asígneles períodos cortos para su realización de manera que disponga de tiempo para los imprevistos y las posibles urgencias que se presenten”

3. Use la regla 80/20

Determine qué 20% de las actividades producirá el 80% de los resultados que espera conseguir. Esto se conoce en estadística como el Principio de Pareto, y establece que en cualquier población que contribuye a un efecto común, es una proporción pequeña la que contribuye a la mayor parte del efecto.

Esto quiere decir que algunas tareas largas y complicadas pueden ser las que más resultados le ayuden a alcanzar, por eso hay que darles prioridad. Esto le ayudará a cumplir más rápido sus metas.

4. Diseñe un sistema de planificación

Es necesario tener un sistema de clasificación. En esta etapa debe tener en cuenta cómo algunas de sus responsabilidades afectan a los demás, por ejemplo, alguien podría necesitar algo de usted con el fin de hacer su trabajo.

Para poder hacer esto es clave que use un sistema de clasificación para empezar a planificar. Por ejemplo:

“A” para las tareas con alta prioridad que deben ser realizadas inmediatamente.
“B” para las tareas moderadamente importantes que pueden ser realizadas después de las tareas “A”.
“C” para las tareas con menor importancia que se pueden completar luego.

Seleccione las tareas que debe realizar:

• Hacer
• Delegar a otros
• Posponer
• Eliminar de la lista

En las tareas que ha escogido:

• Ocúpese de aquellas que tienen consecuencias a corto plazo.
• Logre tempranamente lo que pueda.
• Fije plazos para las tareas que tienen que postergarse.

5. Use un horario

Establezca plazos para cada tarea y estime el tiempo que puede tomar hacerla. Esto le ayudará a establecer límites y a cumplir con límites de entrega.

6. Aprenda a decir no y a desechar tareas

Según Reid Hoffman, fundador de LinkedIn, “los empresarios tienen éxito cuando dicen ‘sí’ al proyecto correcto, en el momento adecuado, de la manera correcta. Para lograr esto, tienen que ser buenos para decir ‘no’ a todas sus otras ideas”. En algunos casos hay que ser realista y aceptar que hay tareas que no va a realizar, ya sea por tiempo o porque no son de importancia para sus objetivos. Haga una purga de aquellas que podrían consumir tiempo y que no aportan mayor cosa o rechace las que crea que tampoco van a aportar nada.

7. Agrupe tareas

Si tiene tareas similares procure agruparlas y trate de hacerlas simultáneamente. Pero tenga cuidado, esto solo funciona si son parecidas o si puede usar materiales, datos o elementos para completarlas.

8. Al mal paso darle prisa

Haga las tareas que menos quiere completar primero. Esto le permitirá salir de ellas y hacer tareas más amables el resto del día.

9. Tómese el tiempo de organizarse

Tomarse los primeros momentos del día para organizar su día no es cuestión de anotar simplemente lo que tiene que hacer, reflexione un poco antes de darle la importancia a cada una de las tareas y comenzar a hacerlas. Entre mejor organice su tiempo, mejores resultados tendrá.

10. Aprenda a delegar

Es importante apoyarse en sus compañeros. Muchas personas piensan que si una tarea no está hecha por ellos va a quedar mal, pero delegar tareas puede ayudarle a conseguir sus objetivos.

Concéntrese en una sola cosa a la vez

• Concentre su energía en la tarea que realiza.
• Evite interrupciones. Reserve un bloque de tiempo libre de llamadas telefónicas y visitas.
• No pierda tiempo pensando en todas las cosas que quedan por hacer.
• Uso adecuado del teléfono. Dedíquele un tiempo para realizar y atender llamadas telefónicas en bloque. Planifique el objetivo de sus llamadas y escríbalas en un papel. No pida que le devuelvan las llamadas; es mejor mantener el control y volver a llamar a una hora exacta.
• Utilice un reloj  cerca del teléfono o póngase de pie, por ejemplo, para recordar ser breve e ir directo al grano.
• Asigne bloques de tiempo para el trabajo.

Tenga en cuenta su hora más productiva

• Determine en qué hora del día es usted más productivo: ¿mañana, tarde o noche?.
• Termine las tareas más difíciles dentro de ese período de tiempo.

Celebre el éxito

• A fin de mantener un equilibrio saludable entre trabajo y diversión, celebre el logro de sus objetivos.
• Premie sus esfuerzos al completar una tarea o concluir un proyecto.

Si comienza a aplicar estas recomendaciones, verá que en un mes usted podrá tener más tiempo para sí mismo, para actividades como pasar más tiempo con su pareja, sus hijos, con sus padres o practicar un deporte, hacer un curso o ir al gimnasio.